化物所发〔2025〕108号

各研究室（部）、职能部门：

为规范中国科学院大连化学物理研究所（以下简称研究所）文件材料归档工作，确保档案齐全、完整、准确、规范，根据中国科学院各门类档案建档规范，结合研究所实际，制定本细则。现印发给你们，请遵照执行。原印发的《中国科学院大连化学物理研究所文件材料归档管理办法》（化物所发〔2023〕79号）同时废止。

中国科学院大连化学物理研究所

2025年10月9日

中国科学院大连化学物理研究所文件材料归档管理实施细则

第一章 总则

第一条 为规范中国科学院大连化学物理研究所（以下简称研究所）文件材料归档工作，确保档案齐全、完整、准确、规范，根据中国科学院各门类档案建档规范，结合研究所实际，制定本细则。

第二条 本细则所称文件材料，是指各部门或个人在从事科学研究、科研管理、教育宣传等活动中形成的对国家、社会和研究所具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 本细则所称预立卷，是指在日常工作中将办理完毕的、具有查考利用价值的不同载体材料，按照相关门类档案的建档工作要求进行收集、整理、保存。

第二章 归档文件材料要求

第四条 归档文件材料应为原件，不得擅自修改、剪贴或事后补制，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。无法获取原件时，应在复制件上加盖复制件提供单位的印章，并注明原件存放地。

第五条 归档文件材料应使用能够长期保存耐久性强的载体、书写材料，须符合档案保护要求。不得使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、复写纸等。

第六条 归档文件材料应格式规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字或盖章手续完备。

第七条 外文文件材料和相应的中文翻译件应同时归档。未翻译的外文文件，应译出中文标题。

第八条 图纸的绘制和修改应符合国家现行有关制图标准的规定。归档的竣工图应逐张加盖竣工图章，履行签字手续。不得使用复制的白图作为竣工图归档。

第九条 照片、音频和视频文件应保证载体的有效性，做到主题突出，声音、影像清晰，内容覆盖整个活动过程的重要阶段和关键环节，并标引清晰、著录规范。

第十条 电子文件应符合国家档案局、档案行业标准及中国科学院关于电子文件归档与电子档案的相关要求。

第十一条 涉密文件材料应符合国家和研究所保密相关要求。

第三章 归档管理

第十二条 文书档案

文书档案是指研究所在履行管理职能活动中直接形成的、办理完毕、具有保存价值的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

（一）文书材料的收集范围及整理需按照国家档案局《归档文件整理规则》《中国科学院文书材料归档要求与整理规范》及研究所建档规范等相关要求执行。

（二）职能部门负责人应将文书档案工作纳入本部门工作计划，督促各岗位人员配合兼职档案员工作，并对本部门归档文件材料的完整性、准确性、系统性进行审核。

（三）各职能部门兼职档案员负责本部门文书档案的预立卷与归档工作，及时对日常工作中形成的具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并妥善保管。

（四）兼职档案员在综合档案室指导下完成文件材料的立卷工作，于每年6月30日前完成上一年度文件材料归档和移交工作。

第十三条 科研档案

科研档案是指科研项目（包括科研课题，下同）在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据等各种形式和载体的文件材料。

（一）科研文件材料的归档范围及整理要求需按照《科学技术研究档案管理规定》《中国科学院科研课题档案建档规范》《中国科学院电子文件归档与电子档案管理办法》及研究所建档规范等有关要求执行。

（二）科研管理部门应汇总上年度结题或完成验收的科研项目，形成应归档的科研项目任务清单，在每年5月30日前提交至综合档案室，综合档案室汇总后通知研究组归档。

（三）科研项目负责人要对归档科研文件材料的完整性、准确性、系统性负责，归档时须填写归档说明书。

（四）科研项目承担部门负责人应根据科研项目的性质、规模、创新性等确定科研项目保管期限，并在归档说明书签字确认。

（五）科研项目承担部门兼职档案员负责科研档案的预立卷和归档工作，预立卷工作应与科研项目工作同部署、同实施、同检查，结题或验收后及时归档。科研项目承担部门负责人、科研项目负责人及参与人员等须积极配合兼职档案员完成档案预立卷工作。

（六）兼职档案员在综合档案室指导下将科研项目文件材料进行整理，于每年10月31日前完成任务清单上的科研项目归档和移交工作。

第十四条 基本建设项目档案

基本建设项目档案（以下简称基建档案）是项目在建设过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及样机等实物。

（一）项目文件材料的收集范围及整理需按照《中国科学院基本建设项目档案实施细则》及研究所建档规范等相关要求执行。

（二）项目管理部门负责人负责推进和落实项目档案工作，将项目档案工作纳入项目相关管理制度、工作流程和合同，按要求做好项目档案验收工作。

（三）基建处和综合管理处等项目管理部门兼职档案员负责基建档案的预立卷和归档工作，负责收集整理项目管理、施工及监理等过程中形成的纸质、声像、电子等材料。

（四）兼职档案员在通过项目验收后的一个月内，在综合档案室指导下完成基建材料归档和移交工作。

第十五条 固定资产投资项目档案

固定资产投资项目（以下简称“固投项目”）档案是指固投项目在立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

（一）固投项目文件材料的收集与整理需按《中国科学院军工固定资产投资项目档案建档规范》及研究所建档规范等相关要求执行。

（二）项目管理部门负责会同综合档案室对项目建档工作进行督促、指导和检查；会同保密部门按国家保密相关要求对项目进行密级分解，明确保密管理要求；组织项目档案单项验收工作。

（三）参与项目的研究组、基建处及相关职能部门兼职档案员负责固投项目档案的预立卷，其中涉及到基建和设备部分的各项文件材料按照相应档案门类要求进行整理。

（四）研究组、基建处及相关职能部门兼职档案员在通过项目验收后的一个月内，在综合档案室指导下完成基建材料归档和移交工作。

第十六条 设备档案

设备档案是指研究所直接用于从事科研活动的仪器设备从采购、开箱、验收、试运行等过程中形成的，具有保存、利用价值的文字、图片等各种形式和载体的文件材料。其中标准设备单台（套）原值在50万元人民币以上的（含50万元）必须建档。

（一）设备文件材料的收集范围及整理需按照国家档案局《归档文件整理规则》《中国科学院科研仪器设备建档规范》及研究所建档规范等相关要求执行。

（二）综合管理处负责设备购置阶段文件材料的收集与积累并审核归档材料的完整、准确及使用保管情况等工作。

（三）研究组兼职档案员负责设备档案的预立卷和归档工作，收集、整理设备购置、开箱、安装、运行及验收各阶段文件材料。

（四）研究组需在综合档案室的指导下，于每年9月30日前完成上一年度的设备文件材料归档和移交工作。

第十七条 科学家档案

科学家档案是指科学家在工作、学习、生活等活动中直接形成的，具有保存、利用价值的文字、图表、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料及实物。

本细则所称科学家是指目前或曾经在研究所从事科学研究工作，包括中国科学院院士、中国工程院院士；国家勋章、国家荣誉称号获得者；国家最高科学技术奖获得者，国家自然科学奖特等奖、一等奖主要完成人等。

（一）科学家文件材料收集参照《中国科学院科学家档案管理规范》及研究所建档规范要求执行。

（二）科学家所在部门应指定专人负责科学家档案的预立卷和归档工作，收集、整理科学家生平概况、科研工作、教育工作、管理工作、政党和社会团体活动、学习经历、家庭生活、逝世后等文件，能真实地反映科学家一生经历和贡献的、具有查考、利用价值的各种载体材料。

（三）科学家所在部门需在综合档案室指导下，于每年9月30日前完成上一年度科学家相关文件材料归档和移交工作。

第十八条 声像档案

声像档案是指研究所在科研和管理工作中直接形成的、具有保存价值的材料，并以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。

（一）声像文件材料的收集范围及整理需按照《中国科学院声像档案建档规范》及研究所建档规范等相关要求执行。

（二）研究组和职能部门负责人应督促本部门人员配合兼职档案员工作，并对本部门声像文件材料的完整性、准确性、真实性进行审核。

（三）研究组和职能部门兼职档案员负责声像档案的预立卷工作。研究组兼职档案员负责收集、整理本研究组的项目启动、科学研究、项目评审、鉴定及评奖、新闻报道等过程中形成的声像文件材料；职能部门兼职档案员负责收集、整理本部门在管理活动中形成的声像文件材料。

（四）兼职档案员需在综合档案室指导下，于每年8月31日前完成上一年度的声像文件材料归档和移交工作。

第十九条 会计档案

会计档案是指研究所在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

（一）会计档案的归档范围与整理需按照《中国科学院会计档案管理实施细则》及研究所建档规范要求执行。

（二）财务处和人事处兼职档案员负责会计档案预立卷工作。财务处兼职档案员负责会计账簿、凭证、报表等资料的收集与整理；人事处兼职档案员负责会计工资资料的收集与整理。出纳人员不得兼管会计档案。

（三）当年形成的会计账簿、凭证、报表等资料，在会计年度终了后，可由财务处暂保管1年后，再移交综合档案室。因工作需要确实需要推迟移交的，原则上不得超过3年。

（四）兼职档案员需在综合档案室指导下，于每年7月31日前完成会计资料的归档和移交工作。

第二十条 知识产权档案

知识产权档案是研究所在知识产权创造、申请、维护、运用和管理过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括专利档案、版权档案、商标档案和奖状档案。

（一）知识产权档案的归档范围与整理需按照研究所建档规范执行。

（二）科技合作处和高技术处需根据上一年度研究所在专利、版权、商标申请受理情况，汇总应归档任务清单，组织知识产权专员预立卷，并审核归档文件材料的真实性、完整性，于每年5月31日前统一移交专利、版权、商标档案。

（三）各部门知识产权专员负责专利、版权、商标档案的预立卷工作。

（四）获得奖励部门的兼职档案员负责奖状档案及其申报、评价材料的预立卷和归档工作，在综合档案室指导下，根据科技合作处汇总的归档任务清单，于每年10月31日前完成上一年度奖状文件材料的归档和移交工作。

第二十一条 学位论文档案

学位论文档案是指研究所研究生在获取学位过程中形成的论文，包括博士学位论文、硕士学位论文、同等学力博士学位论文和同等学力硕士学位论文。

（一）研究生部兼职档案员负责学位论文档案的预立卷和归档工作。

（二）研究生部兼职档案员需在综合档案室指导下，于每年7月31日前完成上一年度的学位论文归档和移交工作。

第二十二条 著作档案

著作档案是指由研究所工作人员编写或参与编写并公开发表的，带有正式出版书号的书籍。

（一）著作档案的收集范围及整理需按照国家档案局《归档文件整理规则》相关要求执行。

（二）著作形成部门的兼职档案员负责著作档案的预立卷工作，负责著作的收集、整理及归档工作。

（三）著作形成部门的兼职档案员需在综合档案室的指导下，于每年12月31日前完成上一年度著作归档和移交工作。

第二十三条 刊物档案

刊物档案是指研究所编辑、出版发行的各类期刊，包括《催化学报》《色谱》及《能源化学》等，以及创刊过程中形成的具有保存价值的批复、请示等材料。

（一）刊物档案的收集范围及整理需按照国家档案局《归档文件整理规则》及大连市建档规范要求执行。

（二）期刊编辑部所在部门兼职档案员负责完成刊物档案的预立卷和归档工作。

（三）期刊编辑部所在部门兼职档案员需在综合档案室的指导下，于每年3月31日前完成上一年度刊物归档和移交工作。

第二十四条 合同档案

合同档案是指研究所在科研和管理活动中签订的合同和协议（以下统称为合同），主要包括技术类合同与其他类合同。技术类合同是指技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询、国际合作、产品研制等合同；其他类合同是指签订时效为10年以上的合同。

（一）合同材料的收集与整理需按照《中国科学院文书档案实施细则》及研究所建档规范要求执行。

（二）科技合作处兼职档案员负责技术类合同档案的预立卷工作；其他职能部门兼职档案员负责其他类合同档案的预立卷工作。

（三）兼职档案员需在综合档案室的指导下，于每年7月31前完成上一年度合同材料的归档和移交工作。

第二十五条 去世人员档案

去世人员人事档案是指记录已故人员在生前工作、学习、生活等过程中形成的，反映其个人经历、政治思想、道德品行、工作实绩、学习情况、奖惩等信息的历史记录材料，是人事档案的一种特殊形态。

（一）去世人员人事档案需按照国家《干部人事档案工作条例》进行整理。

（二）去世人员人事档案由人事处兼职档案员负责完成文件材料收集、整理等预立卷与归档工作。

（三）人事处兼职档案员需在综合档案室指导下，于每年10月31日前完成去世已满5年人员的人事档案移交工作。

第二十六条 电子档案

电子档案是指在研究所在业务活动中直接形成或接收的，以数字代码形式记录于磁盘、光盘、磁带等载体，依赖计算机等数字设备存取、处理，具有凭证、查考和保存价值的电子文件及其相关信息的集合。

（一）电子文件的归档范围及整理需按照国家档案局《电子档案管理办法》《电子档案移交与接收办法》《中国科学院电子文件归档与电子档案管理办法》《中国科学院纸质档案数字化工作规范》及研究所建档规范等要求执行。

（二）电子文件形成或办理部门的兼职档案员负责电子档案的预立卷和归档工作。有对应纸质文件材料的电子档案按照相应档案门类文件材料归档要求，与纸质文件材料一同移交综合档案室；无对应纸质文件的电子档案，由业务系统或离线包形式移交至数字档案室管理系统。

第二十七条 其他

对于跨学科、跨领域、跨机构的协同合作项目，如先导专项、攻坚专项等，应依照各专项相关要求开展预立卷工作，并按时完成移交。

第四章 附则

第二十八条 本细则自印发之日起施行。原2023年印发的《中国科学院大连化学物理研究所文件材料归档管理办法》（化物所发〔2023〕79号）同时废止。

第二十九条 本细则由办公室负责解释。