化物所发〔2026〕4号

各研究室（部）、职能部门：

为规范中国科学院大连化学物理研究所（以下简称研究所）档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法律法规及中国科学院档案管理相关工作规范，结合研究所实际，制定本规定。现印发给你们，请遵照执行。

中国科学院大连化学物理研究所

2025年1月13日

中国科学院大连化学物理研究所档案管理规定

第一章 总 则

第一条 为规范中国科学院大连化学物理研究所（以下简称研究所）档案管理工作，有效收集、保护和利用档案信息资源，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法律法规及中国科学院档案管理相关工作规范，结合研究所实际，制定本规定。

第二条 研究所档案分为综合档案、人事档案、研究生档案，其中人事档案和研究生档案分别由人事处和研究生部负责管理，依据《中国科学院大连化学物理研究所干部人事档案管理办法》《大连化物所研究生档案管理办法》进行管理。

第三条 本规定所称综合档案（以下简称档案），是指在科技创新和管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。主要包括文书档案、会计档案、合同档案、科研档案、先导项目档案、知识产权档案、学位论文档案、著作档案、刊物档案、基建档案、设备档案、固定资产投资项目档案、土地证档案、科学家档案、去世人员档案、声像档案、实物档案、题词档案等。

第四条 档案工作采取分类收集、集中管理的模式，建立以综合档案室为核心、以研究组和职能部门（以下简称各部门）兼职档案员为基础的档案工作网络。

第二章 职责分工

第五条 办公室为档案工作主管部门，下设综合档案室，负责档案管理具体工作：

（一）建立健全并落实档案管理制度及工作规范，制定并实施档案工作计划；

（二）集中统一保管各类档案，并负责档案的保管保护、鉴定销毁、开发利用、统计移交等工作；

（三）组织、指导各部门完成文件材料的收集、整理和归档工作；

（四）组织档案业务培训和交流工作；

（五）组织、协调、参与管理范围内各类项目档案验收（审查或绩效评价）工作；

（六）建设数字档案室，推动传统载体档案数字化和电子文件、电子档案规范管理；

（七）开展档案编研工作；

（八）依照有关规定向中国科学院档案馆移交档案；

（九）统一制作、发放纸质实验记录本；

（十）负责档案库房的日常管理工作。

第六条 研究组组长和职能部门负责人职责

（一）对本部门档案工作负全责，部署并监督本部门的归档工作；

（二）审核本部门归档文件的真实有效、齐全完整，保障归档文件质量；

（三）指定专人担任兼职档案员，落实本部门归档工作。

第七条 兼职档案员职责

（一）收集本部门工作活动中形成的有保存价值的文件材料，在综合档案室的指导下完成文件材料的收集、整理和归档，在规定时间内向综合档案室移交；

（二）负责对部门内人员进行档案相关培训，指导并监督日常文件的收集工作；

（三）管理研究组内的实验记录本。

第三章 收集与利用

第八条 各部门在科研管理和科学研究活动中应按照有关程序和要求形成文件材料。形成的文件材料应采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体和记录方式。办公自动化系统、业务系统等应支持形成符合归档要求的电子文件。

第九条 各部门应按照“谁形成、谁归档”的原则，文件形成者和经办人员应做好文件材料的过程管理，确保业务活动与文件材料的收集同步进行，并及时将收集的文件材料交由兼职档案员整理和归档。

第十条 重大活动和突发事件的办理部门、应对部门或者专门设立的临时机构，应在工作启动时同步提出档案工作要求，明确档案工作方案，指定专人会同研究所综合档案室开展归档文件材料收集工作，从源头抓好相关文件材料的形成和留存工作。

第十一条 文件材料的收集范围和整理要求按照《中国科学院大连化学物理研究所文件材料归档管理实施细则》与各门类档案建档规范要求执行。

第十二条 整理完毕的文件材料应按各门类档案归档时间要求及时移交综合档案室并办理移交手续。

第十三条 各部门利用档案须按照《中国科学院大连化学物理研究所档案借阅实施办法》履行相应审批、登记手续。

第十四条 各部门利用档案应优先使用数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件。

第四章 鉴定与销毁

第十五条 销毁档案应严格依据《大连化物所档案鉴定销毁管理办法》执行。经鉴定可以销毁的档案，须报所务会、党委会审核批准后方可销毁，并报中国科学院办公厅备案。

第十六条 中国科学院另有规定的项目档案的销毁应按有关规定执行，经中国科学院办公厅批准后方可销毁。

第五章 处罚

第十七条 对于有以下行为的部门和个人，将视情节轻重给予扣除档案绩效分或提请有关部门依规依法进行处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）未按规定收集、整理、移交档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布档案的；

（三）篡改、损毁、伪造档案或擅自销毁档案的；

（四）丢失重要档案的；

（五）将档案原件捐赠、交换、出售给个人、院外或境外单位的；

（六）违反档案借阅规定拒不归还或造成泄密的；

（七）其他违反档案法律法规的行为。

第六章 附 则

第十八条 密级档案的移交、利用、鉴定、销毁应当符合国家关于秘密载体的相关管理规定及保密规定、研究所密级档案管理办法等。

第十九条 本规定自印发之日起施行。

第二十条 本规定由办公室负责解释。